Règlements généraux

1- DISPOSITIONS GÉNÉRALES

• 1. Nom
“Diffusion Focusing Québec”.
Dans les règlements qui suivent le mot “association” désigne:
Diffusion Focusing Québec

• 2. Siège
Le siège de l’association est établi dans la ville de Montréal au numéro
5075 de la rue Joseph-A.-Rodier code postal H1K 5C8 ou à tout autre
endroit désigné par le conseil d’administration.

• 3. Buts
Les buts de l’association sont:
• de regrouper en association tous les personnes qui participent à l’organisation de la conférence internationale Focusing 2008 qui se tiendra à Montréal;
• de planifier, d’organiser, de diriger et de faire le suivi de la conférence internationale Focusing 2008;
• de fournir aux membres de l’association un encadrement juridique, légal et fiscal compatible avec les responsabilités de chacun en assurant un cadre organisationnel adéquat.

2- MEMBRES

• 4. Admission
Toute personne du Québec intéressée à participer aux activités d’organisation de la Conférence Focusing Québec 2008 peut devenir membre actif en se conformant aux conditions suivantes:
• avoir 18 ans et plus;
• accepter de travailler gratuitement à la poursuite des buts de l’association;
• accepter d’utiliser ses outils de travail et d’en être le seul responsable;
• satisfaire à toutes autres conditions que peut décréter le conseil d’administration, par voie de règlement.

• 5. Cotisation annuelle
Le conseil d’administration fixe le montant de la cotisation annuelle, de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

• 6. Cartes de membre
Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, délivrer des cartes de membre.

• 7. Suspension ou expulsion
Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, qui enfreint les règlements ou qui a une conduite contraire aux buts de l’association.
Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un membre, le conseil doit donner à ce dernier l’occasion d’être entendu et l’aviser du moment où son cas sera étudié.

3- LES BIENS ET L’ENGAGEMENT DES BIENS

• 8. Signature – Effets de commerce
Le président, les vice-présidents, le secrétaire et le trésorier peuvent, conformément aux décisions du conseil d’administration, signer les contrats et autres documents au nom de l’association. Au moins deux signataires sont requis.

Le conseil d’administration peut accorder à d’autres personnes le pouvoir de signer de tels documents.


4- ASSEMBLÉE DES MEMBRES

• 9. Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle des membres a lieu dans les 120 jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Si l’association exerce des activités hors Québec, ce délai est porté à 180 jours. Un avis de convocation est adressé à tous les membres au moins 5 jours avant l’assemblée par courriel ou téléphone, mais l’assemblée générale peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.

• 10. Assemblée extraordinaire
Le conseil d’administration ou 10 membres actifs peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire, aux lieux, date et heure qu’ils fixent. Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un délai de 10 jours aux membres pour cette réunion. Le conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de 10 membres, ou plus, doit produire une demande écrite, signée par ces 10 membres ou plus. L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.

• 11. Ordre du jour
Lors de toute assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants:
• l’acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale;
• l’approbation des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale;
• l’élection ou la réélection des administrateurs;

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

• 12. Quorum
Le quorum est constitué de l’ensemble des membres présents à la réunion.



• 13. Vote
À une assemblée des membres, les membres actifs en règle présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration est prohibé. En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant.
Le vote se prend à main levée, à moins que trois des membres présents ne réclament le scrutin secret.
Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité par une majorité spécifiée, ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.
En cas de vote ou scrutin secret, le président de l’assemblée nomme deux (2) scrutateurs parmi les membres actifs en règle présents pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat de vote et le communiquer au président.

À moins de disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l’assemblée des membres seront adoptées à la majorité des voix exprimées (50% +1).

5- LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

• 14. Nombre d’administrateurs
Le conseil d’administration peut compter entre 3 et 5 membres.

• 15. Éligibilité
Tout membre actif en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses effectuées pour l’association peuvent être remboursables.

• 16. Durée des fonctions
Le mandat des membres du conseil d’administration est d’un an, mais ils peuvent être réélus à la fin de leur terme.

• 17. Élection
Il y a élection des membres du conseil d’administration une fois par année à l’occasion de l’assemblée générale annuelle des membres.

S’il se produit une vacance au cours de l’année, les autres membres du conseil d’administration peuvent nommer un autre administrateur qu’ils choisiront parmi les membres actifs en règle de l’association pour combler cette vacance pour le reste du terme.

• 18. Devoirs des administrateurs
Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de l’association.

Il se donne une structure interne en élisant parmi les membres un président, un ou plusieurs vice-présidents, un secrétaire et un trésorier.

Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’association conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de l’association.

Il prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager. Un budget annuel doit être autorisé par l’assemblée annuelle des membres.

Il détermine les conditions d’admission des membres.

Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

• 19. Réunions du conseil d’administration
Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de l’association.

Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des membres peut, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une réunion du conseil et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en établir l’ordre du jour.

L’avis de convocation peut être écrit ou verbal; sauf exception, il doit être donné deux (2) jours avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation écrite.

Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle et l’avis de convocation n’est alors pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.

• 20. Ordre du jour
L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

• 21. Quorum
Il y a quorum si au moins 3 des membres du conseil d’administration sont présents.

• 22. Vacance
Il y a vacance dans le conseil d’administration par suite de:
• la mort ou la maladie d’un de ses membres;
• la démission par écrit d’un membre du conseil d’administration;
• l’expulsion d’un membre du conseil d’administration
• trois absences non motivées.
En cas de vacance, les administrateurs peuvent exercer leurs fonctions à condition qu’il y ait quorum.

6- DIRIGEANTS

• 23. Élection
Les dirigeants sont élus ou nommés par le conseil d’administration.

• 24. Président
Le président de l’association préside toutes les réunions du conseil d’administration et les assemblées des membres et il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services de l’association. Il surveille l’exécution des décisions du conseil d’administration et il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration. Il signe généralement, avec le secrétaire, les documents qui engagent l’association. Il s’occupe également des relations publiques.

• 25. Vice-président
Le vice-président remplace le président en son absence et il exerce alors toutes les prérogatives du président. S’il y a plusieurs vice-présidents, il y aura alors un premier et un deuxième vice-président pouvant, selon l’ordre, remplacer le président.

• 26. Secrétaire
Le secrétaire rédige tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, des registres des membres et des administrateurs, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de l’association. Enfin, il exécute toutes autres fonctions qui lui sont attribués par les règlements ou par le conseil d’administration.

Le conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction.

• 27. Trésorier
Le trésorier veille à l’administration financière de l’association. Il peut signer avec un autre administrateur les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts.

Le conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction. Tout chèque payable à l’association doit être déposé au compte de banque de l’association.

• 28. Rémunération
Les dirigeants ne sont pas rémunérés pour leurs services.

• 29. Comités
Le conseil d’administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition. Il n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres de l’association de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé.

7- FINANCES

• 30. Affaires financières
Le conseil d’administration détermine l’institution financière où sont effectués les dépôts de l’association et les transactions bancaires.

• 31. Exercice financier
L’exercice financier commence le 1er octobre de chaque année et se termine le 30 septembre suivant, mais le conseil d’administration peut déterminer toute autre date qui lui convient le mieux.

Les livres de l’association seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur place, aux heures d’ouverture du siège, par tous les membres en règle qui en feront la demande au trésorier, par écrit.

• 32. Modifications aux règlements
Le conseil d’administration peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement.

Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à moins qu’elle ne soit approuvée par une assemblée extraordinaire des membres; si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée à la majorité des voix durant cette assemblée générale annuelle, elle cessera, dès ce jour seulement, d’être en vigueur.

Les administrateurs provisoires ont adopté ces règlements lors d’une réunion tenue le 5 novembre 2006.

Les membres ont approuvé ces règlements lors d’une assemblée spéciale des membres tenue à Montréal, le 5 novembre 2006 à 10 heures.